Description de l’atelier
La Rétrospective de la Pieuvre a été imaginée pour encourager les participants à un atelier à s’interroger selon les 8 axes suivants :
- Livraison des travaux (processus, DevOps, etc.) ;
- Comitologie (déroulement et contenu des réunions et cérémonies en elles-mêmes) ;
- Organisation ;
- Communication ;
- Outillage ;
- Reporting ;
- Cadrage ; et
- Qualité (de ce qui est produit).
Sur chacun des 8 axes l’équipe doit se poser la question des points positifs et des points d’amélioration. Elle peut également compléter avec une ou plusieurs idées d’amélioration.
Le périmètre des sujets traités par les 8 axes de réflexion est volontairement très large et doit pousser à l’exhaustivité. L’objectif est que les participants s'interrogent sur des sujets auxquels ils ne pensent pas forcément au quotidien, qui sortent de leur champ d’actions immédiat.
Pour l’adapter à votre contexte, vous pouvez soit modifier les axes, soit en ajouter ou en retirer. Ces axes ne sont que des mots clés proposés aux participants dans le but d’orienter leur réflexion.
La Rétrospective de la Pieuvre est un atelier qui demande du temps, tout d’abord, pour réfléchir en profondeur à chacun des sujets, puis pour trier et hiérarchiser les problèmes et les actions qui en résultent. A ce titre, c’est un format particulièrement adapté pour effectuer un bilan global, par exemple, au terme d’une période stratégique de 3 mois ou d’un an.
Par ailleurs, cette rétrospective est particulièrement pertinente pour réaliser un bilan commun entre plusieurs équipes, par exemple, dans le cadre d’un programme d’Agilité à l’échelle. Dans ce cas, il sera nécessaire de la mener deux fois : une première fois au sein de chaque équipe, puis une seconde fois pour mettre en commun les problèmes et les idées de chacune des équipes et définir un plan d’actions global.
Déroulement de l’atelier avec 1 seule équipe
Au sein d'une unique équipe, la Rétrospective de la Pieuvre se déroule en 5 étapes :
Etape 1 : Explication de l’atelier (5 minutes)
Le facilitateur explique le déroulement et les objectifs de l’atelier ainsi que les différents axes de travail. L’objectif est de créer une compréhension commune de l’enjeu auprès de tous les participants
Astuce : Utilisez une couleur de carte par axe pour se retrouver plus aisément dans la pieuvre.
Sur chacun des axes les participants doivent se poser la question des points positifs et des points d’amélioration. Ils peuvent également compléter avec une ou plusieurs idées d’amélioration.
Point d’attention : Cette rétrospective génère généralement un grand nombre de remarques et d’actions. Un point d’attention particulier doit être porté à leur tri et à leur hiérarchisation en fin d’atelier.
Etape 2 : Collecte des données (15 à 20 minutes - en fonction du nombre d’axes de réflexion)
Les participants réfléchissent de façon individuelle selon les différents axes et positionnent leurs tickets autour de la pieuvre.
Etape 3 : Partage des réflexions (1h15)
Une fois la réflexion individuelle achevée, chacun des participants partage et présente les points positifs et négatifs qu’il a identifiés. Les participants peuvent également partager des idées, s’ils en ont.
Astuce : Au fur et à mesure que les membres de l’équipe partagent leurs remarques, en tant que facilitateur, vous pouvez les trier et les regrouper par thème. Dans le même temps, vous pouvez reformuler les points partagés dans le but d’aider les participants à construire une compréhension commune des sujets évoqués.
Etape 4 : Plan d’action (30 minutes)
A partir des problématiques évoquées et des idées partagées, l’objectif est, au cours de cet étape, de réfléchir à des actions et à des initiatives d’amélioration.
Etape 5 : Priorisation des actions (10 minutes)
Hiérarchisez les actions en vous appuyant, par exemple, sur une matrice Valeur/Effort ; elle vous aidera à identifier les quick wins.
L’objectif est de ne se concentrer que sur les sujets les plus importants, c’est-à-dire uniquement sur 3 voire 5 actions.
Point d’attention : les actions doivent avoir un porteur et être réalisées au cours du prochain sprint.
Déroulement de l’atelier avec plusieurs équipes (Agilité à l’échelle)
Dans le cadre d'un programme d'Agilité à l'échelle, la Rétrospective de la Pieuvre se déroule en 6 étapes :
Astuce : si plusieurs équipes participent à l’atelier, il est conseillé de mobiliser 2 facilitateurs.
Etape 1 : Explication de l’atelier (5 minutes)
La première étape est la même qu’avec une seule équipe, avec une particularité néanmoins : il faut expliquer que chacune des équipes dispose d’un template propre et que la mise en commun s’effectuera sur un template dédié.
De plus, pour aisément liés les tickets à chacune des équipes, celles-ci doivent renseigner le nom de l’équipe dans le champs id des cartes.
Etape 2 : Collecte & partage intra-équipe (2 heures)
Chacune des équipes effectue l’étape 2 et 3 de la version de l’atelier à une équipe (voire l’étape 4 pour les actions internes à l’équipe, si le temps le permet).
A cela s’ajoute une étape spécifique au déroulement de l’atelier à plusieurs équipes afin de sélectionner les tickets à mettre en commun avec les autres équipes. Ces tickets doivent avoir une certaine pertinence avec le contexte global du programme d’Agilité à l’échelle.
Etape 3 : Recopie des tickets priorisés (15 minutes)
Les représentants des équipes recopient les tickets dans le template de restitution globale.
Astuces: Le ou les facilitateurs doivent ordonner les tickets pour faciliter la restitution durant l’étape 3. (Une pause s’impose ?!)
Etape 4 : Restitution globale inter-équipes (30 minutes)
Pour réaliser la mise en commun et la restitution globale, les représentants de chaque équipe – par exemple, le Scrum Master, le Product Owner et le Tech Lead – partagent les remarques et les idées qu’ils ont auparavant sélectionnées avec leur équipe.
Etape 5 : Plan d’action (30 minutes)
A partir des problématiques évoquées et des idées partagées, l’objectif est, à cette étape, de réfléchir à des actions et à des initiatives d’amélioration.
Etape 6 : Priorisation des actions (10 minutes)
Hiérarchisez les actions selon une matrice Valeur/Effort. L’objectif est de ne se concentrer que sur les sujets les plus importants, c’est-à-dire sur 3 voire 5 actions.
Astuce : Les actions qui ne sont pas en quick wins ne sont pas jetées à la poubelle pour autant, mais peuvent être ajoutées à un Backlog d’actions.
